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L’intervento di Gap in Brixsana, clinica privata altoatesina

“Grazie alla collaborazione con Gap Studi e Consulenze sono riuscita ad ottenere una panoramica della programmazione e del controllo di gestione in azienda.

Con i diversi file che ci hanno preparato, si capisce molto meglio l’efficienza dell’impresa nelle diverse linee di attività. “

Karin Holzer, Responsabile Amministrazione Brixsana

Il perché dell’intervento di Gap

 

Giunta ad un certo grado di complessità dell’attività, l’azienda Brixsana avverte la necessità di monitorare con sistematicità e periodicità i diversi centri di profitto e le dinamiche finanziarie correlate.

L’obiettivo è quello di conoscere l’andamento dell’azienda individuando, di mese in mese, in che misura i servizi offerti contribuiscono ai risultati di gestione e qual è il fabbisogno finanziario corrente e prospettico. Aspetto, quest’ultimo, reso peraltro obbligatorio dalla legge “Codice della crisi e dell’insolvenza d’impresa”.

In sostanza bisogna dar vita ad un processo sistematico di programmazione e controllo della gestione.

Come raggiungere questo obiettivo?

Le alternative di percorso per raggiungere l’obiettivo sono:

  • assegnare queste responsabilità ad una nuova risorsa da aggiungere all’organico

oppure

  • affidare l’incarico ad un consulente esterno.

Data l’onerosità legata all’ingaggio di figure professionali senior e l’incertezza del raggiungimento di risultati soddisfacenti, Brixsana decide di rivolgersi a Gap. I motivi della scelta risiedono negli indubbi vantaggi qualitativi ed economici prospettati per Brixsana da questa collaborazione:

  • qualitativi: i professionisti di Gap implementano, infatti, “Proiezione Azienda” avvalendosi appieno della flessibilità e affidabilità dei potenti strumenti di Power Query e Power Pivot per l’elaborazione dei dati;

  • economici: Brixsana sostiene un costo di circa un terzo rispetto all’assunzione di una risorsa e, aspetto di assoluto rilievo, può decidere di interrompere il rapporto con Gap in qualsiasi momento grazie all’opzione di “wayout” garantita senza alcun costo.

Cosa fa Gap

 

Il team di Gap mappa dapprima tutti i flussi informativi che contribuiscono ai risultati della gestione. Una volta messi a fuoco tali flussi implementa gradualmente il sistema di Programmazione e Controllo ”Proiezione Azienda” suddiviso in 5 aree applicative: Linee di ricavo, Conto Economico, Gestione Finanziaria, Costo del Lavoro e Stato Patrimoniale.

Il sistema viene costruito per recepire i dati di budget delle diverse aree -budget che viene tra l’altro meglio definito al fianco del management in sede di intervento- e farli interagire in maniera sistematica, affidabile, coerente e cadenzata con i dati correnti che vengono via via generati dalla gestione. I dati generati quindi dal software di contabilità e da ogni altro software gestionale utilizzato da Brixsana vengono prelevati e opportunamente elaborati tramite gli strumenti di Power Query e Power Pivot per consentire l’analisi sistematica e mensile dei risultati di gestione e degli scostamenti rispetto alle aspettative di budget.

Per di più, considerata la peculiarità dei dati da gestire per una delle tre linee di ricavo -l’attività chirurgica-, viene costruito da Gap un sistema gestionale ad hoc basato sulla personalizzazione di una serie di fogli Excel predisposti per un agevole data entry da parte del personale amministrativo.

Terminata l’implementazione il team di Gap forma le risorse amministrative interne a Brixsana sulle procedure da seguire per alimentare Proiezione Azienda. L’implementazione del sistema e la formazione del personale richiedono un periodo di circa sei mesi in cui buona parte del lavoro viene svolto da remoto senza creare alcun inutile intralcio all’operatività dell’azienda.

Nei successivi due mesi Gap collauda il funzionamento del sistema fornendo al management report puntuali con le informazioni sui risultati di gestione economica e sull’utilizzo di risorse finanziarie del periodo terminato congiuntamente all’analisi del fabbisogno prospettico.

Il management di Brixsana a questo punto può scegliere se assumere una risorsa opportunamente formata da Gap per la funzione di controlling oppure se continuare la collaborazione con Gap in qualità di controller esterno. Per la soddisfazione del risultato raggiunto con l’implementazione e per via del significativo risparmio di costi legato all’affidamento in outsourcing della funzione di controllo la scelta ricade sulla continuazione della collaborazione.

Cosa ha ora in più Brixsana rispetto a prima

 

Prima di Gap l’attività di controllo della gestione era svolta in toto dal management che consultava i dati provenienti dai vari gestionali e dalla contabilità schematizzando i risultati in fogli di lavoro poco evoluti e che peccavano dell’univocità dei dati. Questi difetti non impedivano di avere una visione d’insieme sull’andamento generale dell’azienda ma non consentivano di avere informazioni dettagliate e affidabili sulle performance delle linee di ricavo, sull’incidenza dei fattori di costo e sulla gestione finanziaria.

Ora Brixsana dispone di un efficace ed efficiente processo di Programmazione e Controllo della gestione che consente al management di individuare ogni mese con affidabilità e puntualità i risultati dell’azienda. Ma non solo. Gap svolge per Brixsana la funzione di controllo di gestione nella sua totalità e quindi accompagna ogni report mensile con un’analisi delle cause che possono aver impattato sullo scostamento positivo/negativo dei risultati rispetto al budget. Le informazioni e le analisi rinvenibili nei report mensili sono un enorme valore aggiunto per il management di Brixsana il quale ora ha i giusti elementi per potenziare le linee di ricavo e gli investimenti che danno redditività al business così come per mettere in atto azioni correttive nelle aree dove i risultati sono al di sotto delle aspettative.